As reuniões,
que fazem parte do cotidiano de qualquer empresa, muitas vezes são vistas como estressantes
e longas. Isso pode acontecer devido à falta de
planejamento e organização, que transforma em perda de tempo algo que deveria
ser uma oportunidade para aperfeiçoar o trabalho e facilitar a comunicação
entre diferentes níveis hierárquicos.
Com um
planejamento adequado, muitas reuniões seriam mais objetivas e eficazes. Por
isso, veja alguns passos que devem ser seguidos para que as reuniões gerem bons
resultados:
- O responsável deve se preocupar, em primeiro lugar, com o conteúdo da reunião;
- Tenha um tema bem definido. É importante saber também o tempo de cada assunto que será tratado e o objetivo da reunião. Isso otimiza o tempo;
- É fundamental estabelecer os tópicos a serem discutidos e solicitar o comparecimento apenas dos funcionários relacionados a eles para evitar a perda de tempo;
- Convoque os funcionários com antecedência, para que eles tenham tempo de se preparar adequadamente e possam se informar a respeito do tema que será discutido;
- Defina um horário para início e término e seja rigoroso com isso. Reuniões longas podem abordar outros assuntos e fugir do foco inicial, além de atrapalhar as tarefas pendentes daqueles que estão presentes;
- Durante a reunião, atenha-se aos assuntos que estão sendo discutidos e não realize atividades paralelas;
- Ao término do encontro pode ser enviado um e-mail agradecendo a presença de todos. Aproveite para pontuar as principais ideias e tópicos definidos.
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